إن أي مؤسسة تبحث عن تطوير مكانتها وتحقيق ميزة تنافسية لها، ولا سبيل في ذلك إلا بأمرين لا ثالث لهما أولهما : حسن إدارتها لمواردها البشرية من خلال الاعتماد على عناصر بشرية مؤهلة ومحفزة وعلى قدر كبير من الشعور بالولاء لها، وثانيهما : الدأب بانتظام على التقييم والتقويم واستشراف المستقبل وتوقع المشكلات قبل حدوثها وبالتالي التخطيط لها بالإضافة إلى تجويد و رصانة اتخاذ و صناعة القرار داخل المؤسسة، ولابد من توافر أدوات فاعلة لتحقيق هذين الأمرين ولعل أهمها على الإطلاق (الاجتماعات الدورية ) حيث أنها تشجع الموظفين بما تبثه فى نفوسهم من شعور قوي بالانتماء والولاء للمؤسسة من خلال إشراكهم في صنع القرار، إضافة إلى أنها تصقل خبراتهم حيث تتيح تواصلاً بين مستويات الخبرة داخل المؤسسة بما يسمح بانتقال الخبرات ورفع الروح المعنوية للموظفين المشاركين،كل هذا يتوقف على امتلاك القائمين عليها- نعني بهم الادارة العليا – مهارات إدارة الاجتماعات وإمكانية الاستفادة القصوى منها؛ فإن لم يُحسَنون إدارتها ستأتي بأثار عكسية وتصبح مضيعة للوقت وإهداراً للجهد وتصيب الموظفين المشاركين فيها بخيبة واحباط فى روح الجد والتميز والشعور بالولاء للمؤسسة. ومجالاً للنزاع والصراع والخلاف بين الموظفين ولا تنجز الأعمال المطلوبة منها غالباً .
وهنا ينبغي أن نسلط الضوء على أهم عوامل فشل الاجتماعات الإدارية فيما يلى : هدر الوقت والجهد : قد لا يبدأ الاجتماع فى الوقت المحدد وقد لا ينتهي فى الوقت المقرر له وقضاء ساعات طويلة في النقاش ما يؤدي إلى عدم التوصل إلى قرارات ذات قيمة تذكر مقارنة بالوقت الذي مضى ، و جدول أعمال مشتت – أو انتفاء وجود جدول أعمال أصلا – : وهذا يؤدي إلى أسوأ أنواع الاجتماعات فهو يمضي بلا هدف ولا تحضير من قبل الموظفين المشاركين فيها مما يجعلهم لا يشاركون فعلياً فى النقاش أو الحوار و : عدم التوازن في المشاركة من قبل المشاركين: وذلك بسبب بعض المشاركين من قتلة الأفكار، الذين يسارعون إلى نقد فكرة قبل أن يأخذوا وقتهم فى سماعها جيداً والتفكير فيها وبالتالي لن تجد بعض الأفكار الجيدة طريقها إلى النور ، : تسلط بعض المشاركين أو (رئيس الاجتماع تحديدا ) على مجريات الأمور : مما يؤدي إلى التوصل فى النهاية إلى قرارات تعكس رؤية واحد فقط ( أو أشخاص محددين فى الاجتماع) ما يؤدي إلى حرمان بقية المشاركين من القرارات الجماعية الأكثر موضوعية، فشل الاجتماع فى التوصل إلى قرارات سليمة : بسبب عدم التحضير الجيد أو ضعف خلفية المشاركين أو بسبب النزاعات والخلافات بين المشاركين، عدم وضع خطط لتنفيذ القرارات الناتجة عن الاجتماعات: فما قيمة الاجتماع إذا لم تنفذ قراراته وتوصياته؟ . و تؤكد هذه العوامل التي تؤدي إلى فشل الاجتماعات على أهمية امتلاك رئيس الاجتماع المهارات والمعارف الجيدة لإدارتها فافتقاد تلك المهارات تؤثر سلباً على أداء كل موظف مشارك في هذا الاجتماع . وتكون الطامة الكبرى اذا استخدمت هذه الاجتماعات لتصفية الحسابات مع الموظفين الاخرين وغالبا يكون موظفا أو موظفين من قبل الادارة العليا والبطانة المساندة لها تصل الى مرحلة التنمر الاداري لجعل هذا الموظف الكفؤ يستقيل أو يسكت او لا يبدع ابدا بل يهمش تهميشا كبيرا حتى يصمت نهائيا ارضاء لغرور المدير المريض نفسيا والضعيف اداريا ومهاريا وفكريا …
