دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي تتعاون وتنسق مع الجهات الحكومة في دبي حول تطبيق نظام العمل عن بعد حفاظاً على سلامة الموظفين

الدائرة قدمت الدعم اللازم للجهات الحكومية وذللت المعوقات وأجابت على الاستفسارات القانونية، وقدمت الدعم التقني، والاستشارات الإدارية، والتوعية بأهم الارشادات حول التطبيق الأمثل للعمل عن بعد.

دبي الإمارات العربية المتحدة

سلام محمد

أعلنت دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي، أن 82 جهة حكومية في دبي طبقت نظام العمل عن بعد لموظفيها، بنسبة 100%، تنفيذاً لتوجيهات سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي، رئيس المجلس التنفيذي، والتي بدأت الدوائر الحكومة تطبيقها منذ 15 مارس الماضي في إطار الإجراءات الاحترازية المتخذة للوقاية والحد من انتشار فيروس كورونا المستجد ( كوفيد 19) لضمان أعلى مستويات الصحة والسلامة لجميع موظفي حكومة دبي.

وتجاوزت نسبة الموظفين العاملين من المنزل من موظفي الجهات الحكومية في دبي 80% من الموظفين الحكوميين غير الميدانيين، حيث بلغ عدد الدوائر التي طبقت العمل عن بعد بنسبة 100% في الأسبوع الأول من بدء التطبيق 12 جهة، وفي الأسبوع الرابع 56 جهة، ومن ثم أتمت 14 جهة العمل عن بعد بنسبة 100% ليصل العدد الإجمالي إلى  82 جهة حكومية.

وأكد سعادة عبد الله علي بن زايد الفلاسي مدير عام دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي، أن الجهات الحكومية في دبي تمكنت في وقت قياسي من تطبيق العمل عن بعد وفق آلية محددة تضمن سلامة الموظفين في المقام الأول وتسهم في أداء المهام الوظيفية دون أي تأخير ، مشيراً إلى أن توجيهات القيادة الرشيدة كانت واضحة منذ البداية بأن يكون أداء الموظف لعمله عن بعد في منزله لتقليل حركة خروجه وإنجاح توجيهات الهيئة الوطنية لإدارة الطوارئ والأزمات والكوارث، وأن يكون الموظف على اتصال دائم مع دائرته والقيام بمهامه الوظيفية على أكمل وجه.

وقال إن موظفي الجهات الحكومية في دبي كانوا على قدر المسؤولية، وانتظموا في العمل وقدموا كل المتطلبات مثل الالتزام بتدوين التقارير عن الإنتاجية والأعمال المنجزة بصورة مستمرة بحسب السياسية المتبعة في كل دائرة أو مؤسسة، مع ضرورة المحافظة على الالتزام بضوابط الذوق العام في حضور الإجتماعات التي تعقد عن بعد.

وأضاف إن دبي أثبتت جدارتها في نظام العمل عن بعد، وأحتلت المركز الثاني عالمياً على قائمة “أفضل مدن العالم للعمل عن بُعد في 2020″، والتي أصدرتها مجلة  «سي ئي أو وورلد» الأمريكية، التي أجرت دراسة حول أفضل مدن العالم في وظائف العمل عن بُعد، بما في ذلك العمل من المنزل، خلال العام الجاري 2020 وحصلت دبي وفقاً للدراسة على المرتبة الثانية بعد مدينة سان فرانسيسكو، وهذا يضع الجميع أمام تحد كبير للمحافظة على هذه المكانة، وبذل الجهود من أجل التفوق مستقبلاً والوصول إلى المرتبة الأولى، كما عودتنا قيادتنا الرشيدة أن لا نقبل إلا بالمركز الأول.

وقد شكلت دائرة الموراد البشرية لحكومة دبي لجنة لمتابعة تنفيذ توجيهات سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم، ولي عهد دبي، والتنسيق والمتابعة مع الجهات الحكومية والتأكد من الإلتزام بتنفيذ التوجيهات، وتقديم المشورة والمساعدة للجهات الحكومية حول تنفيذ العمل عن بعد، وقدمت الدائرة خلال المراحل الثلاث لتطبيق العمل عن بعد الدعم اللازم للدوائر الحكومية وعملت على تذليل المعوقات التي تواجهها والاجابة على الاستفسارات القانونية، وتقديم الدعم التقني، وتقديم الاستشارات الإدارية، بالإضافة لمواصلة نشر التوعية عن طريق الوسائل المختلفة بأهم الارشادات حول التطبيق الأمثل للعمل عن بعد.

وقد بدأت أولى خطوات تطبيق العمل عن بعد بالتعميم الصادر عن الأمانة العامة للمجلس التنفيذي في دبي في 15 مارس 2020 حول ضرورة الإلتزام بالإجراءات الإحترازية للوقاية والحد من انتشار فيروس كورونا المستجد، والبدء في تطبيق العمل عن بعد للوظائف غير الميدانية، حيث تم التطبيق على ثلاث مراحل، إذ تم  في المرحلة الأولى استهداف نسبة 30% من الموظفين لتطبيق العمل عن بعد، وقد تم تجاوز هذه النسبة بحيث تم الوصول إلى بنسبة 57% في هذه المرحلة، واستمر القيام ببعض الأعمال في المباني الحكومية وتواجد الموظفين في بعض الدوائر الحكومية.

أما المرحلة الثانية وتمثلت في الجهود الحكومية للوصول الى نسبة 100% للعمل عن بعد، وقد تحقق بالفعل خلال هذه المرحلة نسبة  80% للموظفين المطبقين للعمل عن بعد، وواصلت الدائرة خلال هذه المرحلة جهودها للتأكد من تطبيق الإجراءات والتدابير الاحترازية التي تم اتخاذها من قبل الجهات الحكومية لتنظيم العمل عن بعد، وتم كذلك الانتقال إلى القيام بالمهام الحكومية والخدمات الكترونياَ، بالإضافة الى إيجاد البدائل للخدمات التي تتوجب تواجد الموظف في مقر العمل، كما تم تنفيذ الورش وبرامج التدريب الكترونياً باستخدام عدة برامج.

أما المرحلة الثالثة، والتي تم خلالها متابعة التطبيق التوجيهات الخاصة بالعمل عن بعد، بعد أن وصلت نسبة التطبيق إلى 100%، فتم التأكد من تكيف الموظفين على نظام العمل عن بعد وذلك بالتنسيق المستمر بين الدائرة والجهات المطبقة، وواصلت الجهات الحكومية.

وفي إطار تطبيق التوجيهات الحكومية للعمل عن بعد قدمت الجهات الحكومية في دبي العديد من المبادرات، من أبرزها: تطوير ونشر سياسة وإجراءات ودليل عمل الموظفين عن بعد بما في ذلك توضيح التزامات المدير المباشر والتزامات الموظف، وتوفير الأجهزة و البرامج الإلكترونية ووسائل الاتصال اللازمة ليتمكن الموظف من العمل عن بعد مثل  أجهزة الحاسب الآلي المحمولة، والشبكة الافتراضية VPN))، وفتح خط ساخن من قبل إدارة الموارد البشرية للإجابة على استفسارات الموظفين، وقيام المدراء بوضع خطط عمل للموظفين تشمل الأعمال التي بإمكانهم إنجازها من خلال عملهم عن بعد.

كما تم متابعة إنجازات الموظف من خلال تقارير يومية أو أسبوعية يقوم بتقديمها لمديره المباشر، وتوفير أنظمة خاصة بمتابعة الأعمال وقياس الإنتاجية للتأكد من استمرارية الاعمال من غير أي تأثير أو تأخير على أصحاب المصلحة والمراجعين، وتدريب الموظفين على أنظمة العمل الجديدة وشرح آلية عملها وكيفية استخدامها بالشكل الأمثل، وعمل ملتقى الكتروني مع جميع موظفي المؤسسة

وفي إطار متابعتها للجهات الحكومية والتعرف على المبادرات والبرامج التي أطلقتها وزعت دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي استبيانين للتعرف على إلتزام الموظفين أولاً بالإجراءات الإحترازية والإرشادات التي أطلقتها الجهات المختصة للوقاية والحد من انتشار فيروس كورونا المستجد، بالإضافة لنسبة الإنجاز لنظام العمل عن بعد في كل دائرة، وعلى ما تم انجازه على أرض الواقع منذ بدء تنفيذ التوجيهات في 15 مارس 2020، وكذلك رصد البرامج والمبادرات التي نفذتها كل جهة.

واستخدمت الجهات الحكومية في دبي لتطبيق العمل عن بعد عدة أنظمة وبرامج إلكترونية معتمدة منها:   ، UAE Pass، Microsoft Teams ،  WebEx ، Zoom ، Smart Employee ، Salesforce ،  Mobile App ، والأنظمة الداخلية المعمول فيها لدى الجهات الحكومية.

يذكر أن العمل عن بعد هو نظام يقوم فيه الموظف بتأدية مهامه وواجباته من مواقع مختلفة عن مقر العمل، وذلك باستخدام وسائل الاتصال وتقنية المعلومات، بهدف توفير أساليب عمل تتماشى مع توجهات الحكومة وأفضل الممارسات العالمية، وتعزيز الإنتاجية من خلال التركيز على النتائج والإنجازات، وإعطاء المرونة اللازمة للدوائر لإدارة عملياتها وفقاً لطبيعتها التشغيلية مما يسهم في زيادة الكفاءة والفعالية والمحافظة على مواردها البشرية، وتمكين الموظف من تحقيق التوزان بين ساعات العمل وحياته الشخصية.